How to: Teamwork in Google Data Studio

Neue Funktion: Eigentümerschaft übertragen

Vor ein paar Wochen hat Data Studio eine neue Funktion im Data Studio User Management veröffentlicht. Ab jetzt kann nicht nur der Bericht zum Lesen oder Bearbeiten freigegeben, sondern die gesamte Eigentümerschaft übertragen werden.

Dazu muss der Account, der in Zukunft die Eigentümerschaft erhalten soll, zum Lesen oder Bearbeiten des Berichts eingeladen werden. Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten:

1. In der Berichtsübersicht beim jeweiligen Bericht rechts über das 3-Punkte Menü und dann Klick auf “Teilen”.

 

2. Direkt im Anzeige- oder Bearbeitungsmodus im Bericht gibt es ebenfalls einen “Teilen”-Button.

3. Im Bearbeitungsmodus des Berichts im Menü “Datei” gibt es auch den Punkt “Teilen”.

 

Sobald der Account zum Bearbeiten des Berichts eingeladen wurde, kann nun wieder im Fenster “Teilen”, mit Klick auf “Erweitert” rechts unten, das User Management geöffnet werden. Hier sieht man, welche Accounts Lese- oder Bearbeitungszugriff für diesen Data Studio Bericht haben.

Mit Klick auf das Symbol “Auge” bzw. “Stift” neben dem jeweiligen Account kann nun im Drop-down Menü der neue Status “Eigentümer” ausgewählt werden.

Im User Management-Fenster kann auch einzelnen Accounts der Zugriff entzogen werden, in dem auf das Kreuz neben dem Symbol “Auge” bzw. “Stift” geklickt wird. Anschließend das Speichern nicht vergessen. 😉

Einschränkung:

Aktuell funktioniert die Übertragung der Eigentümerschaft nur innerhalb der Domain des aktuellen Eigentümer-Accounts. Andernfalls wird eine Fehlermeldung angezeigt. 

Teamarbeit in Data Studio

Data Studio eignet sich nicht nur besonder gut, um Daten-Visualisierungen zu erstellen und diese anschließend mit anderen Personen zu teilen, sondern auch, um diese gemeinsam zu erarbeiten. Damit das reibungslos funktioniert, ist es wichtig den Kolleginnen und Kollegen sowohl den Bericht, als auch die Datenquelle zur Bearbeitung freizugeben.

Dazu kann man im Bericht im Menüpunkt “Ressource” unter “Hinzugefügte Datenquellen verwalten” sehen, welche Datenquellen im Bericht verwendet werden. 

Diese Datenquellen sucht man anschließend in der Data Studio Hauptseite unter dem Tab “Datenquellen”. Mit dem 3-Punkte Menü und dann Klick auf “Teilen” kann ein Account zum Bearbeiten der Datenquelle hinzugefügt werden. 

Was sind die Vorteile?

  • Durch das Teilen der Datenquelle können auch Personen damit arbeiten, die sonst keinen direkten Zugang zu den Daten haben – also zum Beispiel ohne Google Analytics Zugang.
  • Beim Bearbeiten der Daten werden keine Daten im Ausgangstool (zB. Google Analytics) verändert, sondern nur direkt in der Datenquelle oder im Bericht.
  • Sobald die Datenquelle geteilt ist und die Funktion “Felder in Berichten bearbeiten” eingeschalten ist, können auch andere User mit Bearbeitungsrechten bereits bestehende berechnete Felder bearbeiten und neue hinzufügen.

Fazit: 

Diese Neuerung ist besonders wertvoll, wenn die Eigentümerschaft innerhalb eines Unternehmens übertragen werden soll. Wir hoffen, dass es bald auch möglich ist, die Eigentümerschaft auf Accounts außerhalb der Domain weiterzugeben und halten Sie natürlich hier auf dem Laufenden.

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